We kunnen een einde maken aan Word bijlagen

Deze vertaling bevat nog niet de wijzigingen die zijn gemaakt sinds 2020-01-07 in het originele Engelstalige artikel.

door Richard M. Stallman

Heeft u er ook zo'n hekel aan Word documenten bij e-mail te ontvangen? Word bijlagen zijn vervelend, maar erger nog, ze belemmeren mensen over te stappen op Vrije Software. Misschien kunnen we deze praktijken stoppen door simpelweg samen te werken. Alles wat we hoeven te doen is iedere persoon die ons een Word document stuurt, vragen hierover nog eens na te denken.

De meeste computergebruikers gebruiken Microsoft Word. Dat is jammer voor ze, omdat Word private software is, die gebruikers de vrijheid ontzegt deze software te bestuderen, veranderen, kopiëren of opnieuw te distribueren. En omdat Microsoft het Word-bestandsformaat met elke nieuwe versie verandert, zitten gebruikers vast aan een systeem dat hen verplicht elke upgrade te kopen, of ze daar nu behoefte aan hebben of niet. Misschien komen ze er zelfs over een paar jaar achter dat Word documenten die ze nu schrijven niet langer gelezen kunnen worden met de versie van Word die ze op dat moment gebruiken.

Maar het is voor ons ook nadelig als ze er vanuit gaan dat we Word gebruiken en ons documenten in Word-formaat sturen (of verwachten dat wij hen dergelijke bestanden sturen). Sommige mensen publiceren of posten documenten in Word formaat. Sommige organisaties accepteren alleen bestanden in Word formaat: iemand die ik ken kon niet solliciteren op een baan omdat hij zijn CV moest insturen als Word-bestand. Zelfs overheden verplichten burgers soms het Word-formaat te gebruiken, wat echt te gek is voor woorden.

Voor ons gebruikers van vrije besturingssystemen, is het ontvangen van Word-documenten een ongemak. Maar de ergste gevolgen heeft het gebruik van het Word formaat op hen die over zouden willen stappen op vrije besturingssystemen. Zij twijfelen, omdat ze denken dat ze Word moeten hebben om Word-bestanden die ze ontvangen te kunnen lezen. Het gebruik van het geheime Word-formaat om bestanden en informatie uit te wisselen remt de groei van onze gemeenschap en de verspreiding van vrijheid. Wat we merken is de irritatie die we van tijd tot tijd voelen als we een Word-document ontvangen, maar de voortdurende en blijvende schade die dit doet aan onze gemeenschap valt ons meestal niet op. Maar het gebeurt de hele tijd.

Veel GNU gebruikers die Word documenten ontvangen proberen manieren te vinden om ze te openen. Je kunt wat obscure ASCII tekst in het bestand vinden door er doorheen te bladeren. Vrije software kan vandaag de dag sommige Word-documenten lezen, maar niet allemaal—het bestandsformaat is geheim en niet helemaal gedecodeerd. Erger nog: Microsoft kan het op elk moment veranderen.

Erger nog, ze hebben het al gedaan. Microsoft Office 2007 gebruikt een variatie op het gepatenteerde formaat OOXML (Dat is degene die Microsoft tot “open standard” heeft geforceerd door politieke druk en het volstoppen van commissies met eigen personeel.) Het formaat is niet helemaal OOXML en niet volledig gedocumenteerd. Microsoft bied een gratis licentie aan voor OOXML maar die staat geen implementaties in vrije toepassingen toe. We krijgen nu dus Word bestanden in een formaat dat vrije programma's niet eens mogen lezen.

Als u een document dat u ontvangt ziet als een incident, is het vanzelfsprekend dat u er op uw manier probeert uit te komen. Maar indien u het onderkent als een schadelijke gang van zaken, is er een andere aanpak nodig. Proberen het bestand te lezen is symptoombestrijding. Om de ziekte te genezen, moeten we mensen overtuigen geen Word-bestanden meer te sturen of te posten.

Daarom heb ik er een gewoonte van gemaakt mensen die Word bestanden als bijlage meesturen er met een beleefd bericht op te wijzen dat dit onverstandig is en de persoon gevraagd het materiaal opnieuw op te sturen in een formaat dat niet geheim is. Dit is een stuk minder werk dan proberen obscure ASCII teksten te lezen in een Word bestand. En mijn ervaring is dat mensen normaal gesproken begripsvol zijn en velen zeggen geen Word-bestanden meer aan anderen te zullen sturen.

Als we dit allemaal doen, zal het een veel groter effect hebben. Mensen die één beleefd verzoek negeren, veranderen misschien wel van gedachten als ze meerdere verzoeken ontvangen, van verschillende mensen. Misschien slagen we erin Stuur geen Word-bestanden de status van netiquette te geven, als we systematisch aan hen die ze versturen aangeven dat dit problemen oplevert.

Om dit efficiënt te houden, wilt u waarschijnlijk een standaard antwoord ontwikkelen, dat u snel kunt versturen, iedere keer wanneer dit nodig is. Ik heb twee voorbeelden toegevoegd: de versie die ik zelf recentelijk gebruikte, gevolgd door een nieuwe versie, die de Word-gebruiker leert hoe hij of zij zijn bestanden moet omzetten in iets bruikbaarders. Daarna volgen nog enkele suggesties, ingestuurd door anderen.

U kunt deze voorbeelden zo overnemen, als u wilt, of u kunt ze aanpassen aan uw persoonlijke voorkeur of u kunt er zelf een schrijven. Schrijft u vooral een antwoord dat uw ideeën en persoonlijkheid uitdraagt—als de antwoorden persoonlijk zijn en niet allemaal hetzelfde, maakt dat onze campagne effectiever.

Deze antwoorden zijn bedoeld voor personen die Word bestanden sturen. Wanneer een organisatie dit doet moet je het anders aanpakken; hier kun je appeleren aan begrippen als gelijkheid, waar je bij een individu niet mee aan kan komen.

Sommige wervingsburo's vragen om CV's in Word-formaat. Merkwaardig genoeg vragen sommige wervingsburo's zelfs om een dergelijk CV wanneer ze op zoek zijn naar iemand voor een baan in de vrije software sector (Iemand die een wervingsburo gebruikt om een vacature te vullen in deze sector, krijgt waarschijnlijk geen geschikte kandidaat.) Om dit te verhelpen, kunt u een link naar deze pagina in uw CV opnemen, naast links naar uw CV in andere bestandsformaten. Iemand op zoek naar een Word-versie van uw CV, leest dan waarschijnlijk deze pagina wel.

Dit artikel gaat over bijlagen in Word omdat dit de meest voorkomende is. Maar hetzelfde gaat natuurlijk op voor ander gesloten formaten zoals Powerpoint en Excel. Aarzel niet om je retour antwoorden aan te passen naar gelang de situatie.

Met de grootte van onze gemeenschap kunnen we een verschil maken, gewoon door te vragen.

U heeft mij bijlagen gestuurd in het Microsoft Word-formaat, een geheim, privaat formaat. Daarom kan ik de bijlage niet lezen. Indien u mij bijlagen stuurt in normale tekst, HTML of PDF, dan zou ik ze wel kunnen lezen.

Het versturen van Word-documenten aan andere mensen heeft nadelige effecten, omdat dat mensen dwingt Microsoft software te gebruiken. Hiermee ondersteunt u het Microsoft monopolie. Dit specifieke gedrag is een groot probleem voor een bredere acceptatie van GNU/Linux. Wilt u het gebruik van het Word-bestandsformaat alstublieft achterwege laten wanneer u met anderen communiceert?

(Verklaring: Ik kan ODF ook lezen maar dat is niet zo makkelijk voor mij daarom neem ik hem niet op in mijn lijst van alternatieven.)

U heeft mij een bijlage gestuurd in het Microsoft Word-formaat, een geheim, privaat formaat, dus het is voor mij moeilijk te lezen. Indien u mij de documenten in normale tekst, HTML of PDF stuurt, dan zal ik het lezen.

Het versturen van documenten in het Word-formaat is slecht voor u en voor anderen. U kunt er niet zeker van zijn hoe iets eruit ziet in een andere versie van Word; misschien werkt het daar wel helemaal niet.

Het ontvangen van Word bijlagen is slecht voor u, omdat er virussen in kunnen zitten (zie: http://en.wikipedia.org/wiki/Macro_virus). Het versturen van Word bijlagen is slecht voor u, omdat een Word document normaal gesproken geheime informatie bevat over de auteur. Deze informatie stelt sommigen in staat hun neus te steken in de zaken van de auteur (misschien wel die van u). Tekst die u denkt verwijderd te hebben, kunnen nog steeds aanwezig zijn, waardoor u ernstig in verlegenheid kan worden gebracht. Zie http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm voor meer informatie.

Maar bovenal oefent het gebruik van het Word-formaat druk uit op ontvangers van uw bericht om Microsoft software te gebruiken en blokkeert het andere keuzes. Met andere woorden: door het gebruik van het Word-formaat in uw e-mail communicatie ondersteunt u het Microsoft monopolie. Dit is een groot struikelblok voor de acceptatie van vrije software. Wilt u alstublieft afzien van het gebruik van het Word-bestandsformaat in uw e-mail communicatie met anderen?

Zou je alsjeblieft een ander formaat dan Word willen gebruiken als bijlage?

Microsoft is al bezig gebruikers van Word om te laten schakelen naar een nieuw formaat, gebaseerd op OOXML. De specificaties hiervan beslaan 6000 pagina's—zo compex dat waarschijnlijk niemand dit kan implementeren—en Microsoft kan je op basis van het patent voor de rechter slepen wanneer je het probeert. Wanneer je niet mee wenst te werken aan deze aanslag op de uitwisselbaarheid dan kun je het beste besluiten om geen Word bijlagen meer te sturen.

Het omzetten van een bestand naar HTML met Word is simpel. Open het document, klik op “Bestand”, dan op “Opslaan als” en vervolgens kiest u “HTML-document” of “Webpagina” in het “Opslaan als”-menu. Klik vervolgens op “Opslaan”. U kunt nu een HTML-document als bijlage aan uw e-mail toevoegen in plaats van een Word-document. Houd er rekening mee dat Word nog wel eens op een onvoorspelbare manier veranderd wordt—indien u iets andere menu items ziet, probeert u die dan alstublieft.

Om een document om te zetten naar normale tekst doet u bijna hetzelfde als hierboven omschreven—in plaats van “HTML-document”, kiest u dan “Alleen tekst” of “Tekst document” in het “Opslaan als”-menu.

Wellicht heeft uw computer een programma om bestanden om te zetten naar PDF-formaat. Klik op “Bestand” en vervolgens op “Afdrukken”. Loop de lijst met printers door tot u de PDF-omzetter ziet staan. Klik op de knop “Afdrukken” en kies een naam voor het PDF-bestand, wanneer dat gevraagd wordt.

Zie http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html for more about this issue.

Hier is nog een andere benadering, voorgesteld door Bob Chassell. U moet dit voorbeeld wel elke keer aanpassen en het gaat er vanuit dat u een manier kent om de inhoud uit het Word-bestand te destilleren en te bekijken hoe lang die is.

Ik begrijp het niet. Waarom stuurde u me 876.377 bytes in uw laatste e-mail, terwijl de inhoud van de tekst maar 27.133 bytes groot was?

U heeft me vijf bestanden gestuurd in een niet-standaard, veel te groot, .doc formaat, dat een geheim van Microsoft is, in plaats van het internationale, openbare en veel efficiëntere normale tekst formaat.

Microsoft kan er voor zorgen dat de plaatselijke politie en justitie wetten afdwingen die studenten ervan weerhouden code te bestuderen, ondernemers ervan weerhouden nieuwe bedrijven op te starten en professionals ervan weerhouden hun diensten aan te bieden. (En Microsoft hééft dit onlangs gedaan in Brazilië en Kenia.) Steun Microsoft hierin alstublieft niet!

John D. Ramsdell adviseert mensen door een klein berichtje in hun .signature bestand anderen te ontmoedigen Word en Powerpoint-bestanden te versturen:

Stuur me alstublieft geen Word- of Powerpoint bijlagen!
Zie http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html

Hier is een antwoord op een email bericht met Word bijlage.

Kevin Cole van de Gallaudet University in Washington, D.C. stuurt dit automatische antwoord wanneer hij een Word bijlage ontvangt (Ik denk dat het beter is de antwoorden handmatig te versturen en ter vermelden dat je dat zo gedaan hebt. Dat maakt een betere indruk).