Vi kan sette en stopper for Word-vedlegg

This translation may not reflect the changes made since 2008-07-07 in the English original.

Av Richard M. Stallman

Hater du simpelten å motta Word-dokumenter i e-postmeldinger? Word-vedlegg er irriterende, men viktigere enn det hindrer de folk fra å bytte til fri programvare. Kanskje vi klarer å stppe denne praksisen med en enkel innsats. Alt vi trenger å gjøre er å spørre hver person som sender oss en Word-fil om å revurdere den måten å gjøre ting på.

De fleste databrukere bruker Microsoft Word. Det er uheldig for dem, med tanke på at Word er proprietær programvare som nekter brukere friheten til å studere, endre, kopiere og redistribuere programvare. Og siden Microsoft endrer filformatet til Word ved vær utgivelse blir brukerne låst i et system som krever at de kjøper hver oppgradering, uavhengig om de ønsker å bytte eller ikke. Og det kan tenkes at dokumentet de skriver nå om flere år ikke vil være leselig med den versjonen av Word de da bruker.

Men det er trist for oss også, når de antar at vi bruker Word og sender oss (eller forventer at vi skal sende dem) dokumenter i Word-format. Noen publiserer eller poster dokumenter i Word-format. Noen organisasjoner godtar bare filer i Word-format: noen jeg kjenner var ikke i stand til å søke på en jobb fordi CVer måtte være Word-filer. Tidvis påtvinger også myndigheter Word-formatet på folk, noe som er virkelig skandaløst.

Det er strevsomt for brukere av frie operativsystem å motta Word-dokumenter. Men den verste innvirkningen ved å sende Word-filer er på folk som kanskje vil skifte til frie systemer: de tviler fordi de føler de må ha Word tilgjengelig for å lese de Word-filene de mottar. Praksisen ved å bruke det hemmelige Word-formatet for å kommunisere hindrer utviklingen av samfunnet og spredningen av frihet. Mens vi merker oss den tidvise irritasjonen av å motta et Word-dokument undervurderer vi den stadige og vedvarende skaden dette gjør på vårt samhold. Og det skjer hele tiden.

Mange GNU-brukere som mottar Word-dokumenter prøver å finne måter å behandle dem på. Du kan klare å finne den en noe forvirrende ASCII-tekst i filen ved å tråle gjennom den. Fri programvare kan idag lese de fleste Word-dokumenter, men ikke alle. Formatet er hemmelig og har ikke blitt fullstendig dekodet. Det som er verre en dette, er at Microsoft kan endre det når som helst.

Verst av alt, de har allerede gjort det. Microsoft Office 2007 bruker det patenterte OOXML-formatet som standard. (Dette er den Microsoft prøver å få gjort til en ISO-standard ved å bruke sin utenomparlamentariske makt på nasjonale standardorganisasjoner.) Microsoft tilbyr en gratis patentlisens for OOXML på vilkår som ikke gjør rom for frie implementasjoner. Snart vil vi motta Word-filer i et format som frie programmer ikke har lov til å lese.

Dersom du tenker på dokumentet du mottok som en isolert begivenhet vil det være naturlig å prøve å hamle opp med det på egenhånd. Men når du oppfatter det som kun ett tilfelle av en fordervelig systematisk praksis gjør det krav på en annen tilnærmingsmetode. Å klare å lese filen er som å behandle et symptom av en kronisk sykdom. For å kurere sykdommen må vi først overbevise folk om å ikke sende eller poste Word-dokumenter.

Derfor har jeg gjort det til en vane å svare med en høflig beskjed som forklarer hvorfor praksisen ved å sende Word-filer er en dårlig ting, og spørre vedkomne om å sende meldingen på nytt i et ikke-hemmelig format, når jeg mottar Word-vedlegg. Vanligvis oppfatter jeg det som at folk forstår problemet, og mange sier de ikke vil sende Word-filer etter dette.

Dersom vi alle gjør dette vil det ha en mye større effekt. Folk som avviser én høflig oppmodning kan endre syn når de mottar flere høflige tilrådninger fra flere forskjellige folk. Det er mulig vi er i stand til å gi Ikke send Word-filer! en status som en del av vanlig internett-etikette dersom vi systematisk fremmer denne saken med alle som sender oss Word-filer.

For å gjøre denne prosessen effektivt vil du sannsynligvis utvikle et standardsvar som du raskt kan sende hver gang det er nødvendig. Jeg har utformet to eksempler: Versjonen jeg har brukt i det siste, etterfulgt av en ny versjon som forteller en Word-bruker hvordan de kan konvertere til andre brukbare formater. Begge er etterfulgt av flere forslag sent inn av andre.

Du må gjerne bruke disse svarene slik de står, eller du kan personalisere dem eller skrive din egen. For all del må du gjerne konstruere et svar som passer dine idéer og din personlighet. Dersom svarene er personlige og ikke helt like vil de gjøre denne kampanjen enda kraftigere.

Disse svarene er ment for vedkomne som sender Word-filene. Når du møter en organisasjon som krever bruk av Word-formatet krever det en litt annerledes tilnærming; i de svarene kan du fremme stidspunkt om rettferdighet som ikke ville ha noen betydning i en enkelt persons situasjon.

Noen rekrutteringsagentene spør etter jobbsøknader i Word-format. Utorlig nok gjør noen dette selv i tilfeller hvor de leter etter noen for et fri programvare-jobb. (Alle som bruker de agentene for fri programvare-jobber vil sannsynligvis ikke få en kompetent tilsatt.) Ved siden av lenker til din søknad i andre formater kan du legge ved en lenke til denne artikkelen for å gjøre en innsats for å endre denne praksisen. De som leter etter en Word-versjon av søknad vil sannsynligvis lese denne siden.

Med vår oppslutning, ganske enkelt ved å spørre, kan vi utgjøre et forskjell.

Du sendte vedlegget i Microsoft Word-format, et hemmelig proprietært format, så jeg er ikke istand til å lese det. Dersom du sender meg ren tekst, HTML eller PDF vil jeg være istand til å lese det.

Å sende folk dokumenter i Word-format har uheldige følger fordi det skaper et press på dem til å bruke programvare fra Microsoft. Som resultat vil du bli en støttespiller til Microsofts monopol. Nettopp dette problemet er en stor utfordring for en større antagelse av GNU/Linux. Vil du revurdere bruken av Word-formatet i kommunisering med andre?

Du sendte vedlegget i Microsoft Word-format, et hemmelig proprietært format, så det er vanskelig for meg å lese. Dersom du sender med ren tekst, HTML eller PDF vil jeg være istand til å lese det.

Å distribuere dokumenter i Word-format er dårlig for deg og for andre. Du kan ikke være sikker på hvordan de vil se ut når andre ser på den med en annen versjon av Word; og det kan hende de ikke vil fungere i det hele tatt.

Å motta Word-vedlegg er dårlig for deg fordi de kan inneholde virus (se http://en.wikipedia.org/wiki/Macro_virus_(computing)). Å sende Word-vedlegg er dårlig for deg fordi Word-dokumenter normalt inneholder skjult informasjon om forfatteren som kan bidra til å la andre få innsikt i forfatterens aktiviteter (kanskje dine). Teksten du tror du slettet kan fortsatt, til din ydmykelse, være til stede. Se http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm for mere informasjon.

Men enda viktigere, å sende folk Word-dokumenter skaper et press på dem for å bruke programvare fra Microsoft, og hjelper dem indirekte til å unngå et annet valg. Som resultat vil du bli en støttespiller til Microsofts monopol. Nettopp dette problemet er en stor utfordring for en større antagelse av fri programvare.

Kan du tenke å revurdere bruken av Word-formatet når du kommuniserer med andre?

Å konverte en vil til HTML med Word er enkelt. Åpne dokumentet, klikk på File, så Save As, og i Save As Type-stripen nederst i boksen velger du HTML Document eller Web Page. Deretter velger å Save. Nå kan du legge ved det nye HTML-dokumentet istedet for Word-dokumentet. Merk også at Word ofte har inkonsistente endringer som gjør at forskjellige menyer skifter navn. Prøv deg frem.

Å konvertere til ren tekst har nesten samme fremgangsmåte. Istedet for HTML Document, velger du Text Only eller Text Document i Save As Type-linjen.

Det er mulig datamaskinen din også har et program for å konvertere til PDF-format. Velg File => Print. Bla nedover blant de tilgjengelige skriverne og velg PDF-konvertatoren. Klikk på Print-knappen og oppgi et navn for PDF-filen når du blir spurt om det.

Se http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html

Her er en annen metode, foreslått av Bob Chassell. Den innebærer at du redigerer den for det spesifikke eksemplet, og forutsetter at du kjenner en måte å hente ut innholdet og se hvor langt det er.

Jeg er forvirret. Hvorfor valgte du å sende meg 876 377 byte i din siste e-psot når innholdet bare var 27 133 byte?

Du sente meg altså fem filer i den ikke-standardiserte, oppblåste .doc-formatet som er Microsofts hemmelighet, istedet for i det internasjonalt anerkjente, offentlige og mer effektive formatet ren tekst.

Microsoft kan (og de gjorde det nylig i Kenya og Brasil) få lokalt politi til å innføre lover som forbyr studenter å studere koden, forbyr entreprenører å starte nye selskaper, og som forbyr konsulenter å tilby deres tjenester. Vennligst ikke gi dem din støtte.

John D. Ramsdell foreslår å søke å hindre bruk av Microsoft Word- og PowerPoint-vedlegg ved å legge til følgende i .signature-filen:

Vennligst ikke send meg Word- eller PowerPoint-vedlegg.
Se http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.html

Her er et svarbrev til en e-post med et Word-vedlegg.

Kevin Cole ved Galluadet University i Washington, DC sender ut en automatisk svarmelding når han mottar et Word-vedlegg. (Jeg tror det er bedre å sende svar for hånd, og gjøre det klart at du har gjort det, fordi folk vil være mer mottagelig for dem.)